Ein Redaktionsplan klingt nach Verlag, Konferenzraum und großem Team. Für einen kleinen Betrieb reicht viel weniger: eine Tabelle, in der steht, welcher Artikel wann erscheint, wer ihn schreibt und wer ihn freigibt. Diese Tabelle entscheidet oft darüber, ob ein Blog nach drei Monaten noch lebt.
Wozu ein Redaktionsplan gut ist
Ohne Plan passiert meistens Folgendes: Ein Artikel entsteht spontan, der nächste wird verschoben, und nach einigen Wochen weiß niemand mehr, wer eigentlich zuständig war. Ein Redaktionsplan löst drei Probleme:
- Sie müssen nicht jedes Mal neu überlegen, worüber Sie schreiben.
- Zuständigkeiten sind klar: Wer schreibt, wer prüft, wer veröffentlicht.
- Saisonale Themen kommen rechtzeitig, also der Artikel zur Heizungswartung im September und nicht im Dezember.
Die Vorlage: diese Spalten brauchen Sie
Eine Tabellenkalkulation oder ein geteiltes Dokument genügt. Wichtig ist, dass alle Beteiligten darauf zugreifen können. Diese Spalten haben sich bewährt:
| Spalte | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Termin | geplantes Veröffentlichungsdatum | 14.01. |
| Thema / Arbeitstitel | die Frage, die der Artikel beantwortet | Wie lange dauert ein Badumbau? |
| Fokus-Keyword | der wichtigste Suchbegriff | Badumbau Dauer |
| Zielgruppe | für wen der Text gedacht ist | Eigenheimbesitzer |
| Kategorie | Rubrik im Blog | Bad und Sanitär |
| Autor/in | wer den Entwurf liefert | Lisa |
| Prüfung | wer fachlich freigibt | Meister Weber |
| Status | Idee, Entwurf, in Prüfung, freigegeben, veröffentlicht | in Prüfung |
| Interne Links | Leistungsseite oder älterer Artikel | /leistungen/bad/ |
| Notizen | Fotos, Quellen, Besonderheiten | Fotos von Baustelle Mai |
Wenn Ihnen das zu viel ist: Termin, Thema, Zuständigkeit und Status sind das Minimum. Den Rest können Sie später ergänzen.
Schritt für Schritt zum ersten Quartalsplan
1. Rhythmus festlegen
Entscheiden Sie, wie oft ein Artikel erscheinen soll, und tragen Sie die Termine für drei Monate ein. Bei zwei Artikeln pro Monat sind das sechs Zeilen. Wählen Sie feste Tage, zum Beispiel jeden zweiten Dienstag.
2. Fixe Termine eintragen
Gibt es Anlässe, die Sie nicht verpassen sollten? Fristen, Messen, Saisonbeginn, Gesetzesänderungen, eigene Jubiläen oder Betriebsferien. Diese Themen bekommen zuerst einen Platz.
3. Lücken mit Dauerbrennern füllen
Die übrigen Termine füllen Sie mit zeitlosen Themen aus Ihrer Fragensammlung. Das sind die Artikel, die auch in zwei Jahren noch gelesen werden: Abläufe, Kosten, Vergleiche, Checklisten.
4. Zuständigkeiten verteilen
Tragen Sie für jeden Artikel ein, wer den Entwurf liefert und wer prüft. Bei Fachthemen sollte die prüfende Person das Fach beherrschen. Bei einer Kanzlei ist das eine Berufsträgerin, beim Handwerksbetrieb der Meister.
5. Puffer einplanen
Setzen Sie die Abgabe des Entwurfs mindestens eine Woche vor den Termin. Dann bleibt Zeit für Rückfragen, Fotos und Korrekturen. Wer erst am Vorabend schreibt, verschiebt beim ersten Engpass.
Beispiel: Quartalsplan eines Sanitärbetriebs
| Termin | Thema | Art |
|---|---|---|
| Anfang Januar | Rohre im Winter vor Frost schützen | saisonal |
| Mitte Januar | Wie lange dauert ein Badumbau? | Dauerbrenner |
| Anfang Februar | Bodengleiche Dusche: Was baulich nötig ist | Dauerbrenner |
| Mitte Februar | Wartungsvertrag für die Heizung: Was drin sein sollte | Dauerbrenner |
| Anfang März | Außenwasserhahn nach dem Winter prüfen | saisonal |
| Mitte März | Überarbeitung: Artikel zu Förderprogrammen aktualisieren | Pflege |
Beachten Sie die letzte Zeile: Ein guter Redaktionsplan enthält auch Termine für die Pflege bestehender Artikel.
Den Plan im Alltag lebendig halten
Ein Redaktionsplan ist kein Dokument, das man einmal anlegt und dann abheftet. Er funktioniert nur, wenn er regelmäßig angefasst wird. Bewährt hat sich ein kurzer Wochentermin, zum Beispiel montags um 8 Uhr für eine Viertelstunde. In diesem Termin klären Sie nur drei Fragen:
- Was erscheint diese Woche, und ist es freigegeben?
- Welcher Entwurf ist als Nächstes fällig, und liegt alles dafür bereit (Fotos, Zahlen, Ansprechpartner)?
- Gibt es neue Ideen aus der letzten Woche, die in die Sammlung gehören?
Mehr braucht es nicht. Wer keinen Termin dafür hat, kann den Plan auch als kurze Erinnerung im Kalender anlegen, die eine Person allein abarbeitet.
Wenn sich Prioritäten ändern
Pläne dürfen sich ändern. Kommt eine neue Vorschrift, die Ihre Kundschaft betrifft, oder häufen sich plötzlich Anfragen zu einem bestimmten Thema, schieben Sie es nach vorn. Verschieben Sie dafür einen zeitlosen Artikel um ein paar Wochen nach hinten, statt einfach einen zusätzlichen Termin dazwischenzuquetschen. So bleibt der Rhythmus erhalten, und niemand im Team wird überrollt.
Ideen getrennt von Terminen sammeln
Ein häufiger Fehler ist, jede neue Idee sofort mit einem Datum zu versehen. Dann ist der Plan nach kurzer Zeit überfüllt und unrealistisch. Führen Sie stattdessen ein eigenes Tabellenblatt "Ideen", in dem Themen ohne Termin gesammelt werden. Erst in der Quartalsplanung wandern die besten davon in den eigentlichen Plan.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Zu ehrgeizig: Ein Plan mit acht Artikeln im Monat sieht gut aus und scheitert in Woche drei. Starten Sie kleiner.
- Nur Themen, keine Personen: Ohne Namen in der Spalte "Autor/in" fühlt sich niemand verantwortlich.
- Keine Statuspflege: Wenn der Status nicht stimmt, ist der Plan wertlos. Aktualisieren Sie ihn bei jeder Änderung.
- Themen zu ähnlich: Zwei Artikel zur fast gleichen Frage konkurrieren miteinander. Fassen Sie sie lieber zusammen.
- Plan wird nie angeschaut: Legen Sie einen festen, kurzen Termin fest, etwa 15 Minuten jeden Montag.
Checkliste für Ihren Redaktionsplan
- Termine für mindestens drei Monate eingetragen
- saisonale Anlässe und Fristen berücksichtigt
- jedes Thema als konkrete Frage formuliert
- pro Artikel eine Autorin oder ein Autor und eine prüfende Person
- Abgabetermin für Entwürfe vor dem Veröffentlichungstermin
- mindestens ein Pflegetermin pro Quartal
- feste Zeit pro Woche, in der der Plan aktualisiert wird
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Häufige Fragen
Reicht eine Excel-Tabelle als Redaktionsplan?
Ja. Für kleine Teams reicht eine Tabelle völlig aus. Wichtig ist nur, dass alle die aktuelle Fassung sehen und nicht mit Kopien per E-Mail arbeiten.
Wie weit im Voraus sollte ich planen?
Drei Monate sind ein guter Zeitraum. Weiter im Voraus können Sie grob planen, sollten aber Platz für aktuelle Themen lassen.
Wenn Sie den Plan nicht nur führen, sondern direkt umsetzen möchten: Im Redaktionskalender von Blog Automation sehen Sie geplante, veröffentlichte und noch offene Beiträge pro Website, und freigegebene Artikel gehen zum Termin nach WordPress.